Guarda de Arquivos

GUARDA E GESTÃO DOCUMENTAL

A Pró Arquivos Gestão dispõe de 930 metros quadrados de edificações em sua sede. Para oferecer armazenagem segura em sua totalidade, a unidade de Horizonte que estará disponível em breve para oferecer mais comodidade. São áreas especialmente projetadas e que seguem todos os requisitos de segurança para a guarda física da documentação, em condições adequadas para a preservação de sua integridade. Os serviços de armazenamento de documentos e informações da Pró Arquivos Gestão oferecem soluções altamente seguras e eficientes.

GUARDA SIMPLES:

O cliente é quem controla o conteúdo da caixa. A Pró Arquivos Gestão envia as caixas, juntamente com as etiquetas de identificação e lacres. Por meio do nosso Portal  Acesso do Cliente, o cliente cadastra o conteúdo das caixas, lacra e as envia de volta para a Pró Arquivos Gestão, que realizará a guarda. Diante da necessidade de algum documento, o cliente solicita a caixa com uma O.S. (Ordem de Serviço) recebida em treinamento inicial. Nessa modalidade de guarda, o cliente implanta e gerencia todo o processo de guarda e tem acesso a diversos relatórios.

GUARDA GERENCIADA:

Quem controla o conteúdo das caixas é a Pró Arquivos Gestão. Ao recepcionar os documentos, cada um recebe uma etiqueta de identificação com um código de barras, e passa por um leitor, que informará ao sistema NEX a caixa em que o documento se encontra e a posição dentro dela. Diante da necessidade de algum documento, o cliente o solicita por meio de uma O.S. (Ordem de Serviço) recebida em treinamento inicial. Nessa modalidade, o cliente pode escolher entre guarda gerenciada com digitalização e guarda gerenciada sem digitalização.o cliente acompanha desde o recebimento do documento até o seu efetivo armazenamento. Ao solicitar uma entrega o cliente receberá o documento específico e não a caixa toda. Todos os documentos, enviados posteriormente pelo cliente, são armazenados com o original.

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O que é Gestão de Documentos?
"A Gestão de documento é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos."
Na Pró Arquivos Gestão, os documentos são classificados e indexados para viabilizar a localização e acesso, com segurança, qualidade e controle.
Nossas soluções para gestão de documentos físicos e digitais empregam tecnologia atual e de ponta, análises e métricas que permitem gerenciar todo o ciclo de vida de seus documentos.
Preparação

Os documentos passam por um processo para tornarem-se aptos à digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner.

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